L’importanza di attribuire un significato quanto più univoco possibile ai termini/strumenti del Processo Amministrativo Telematico (di seguito solo PAT) è chiaramente impressa nella volontà del legislatore del Decreto del Presidente del Consiglio Dei Ministri, del 16 febbraio 2016, n. 40 (Regolamento recante le regole tecnico-operative per l’attuazione del processo amministrativo telematico – GU n.67 del 21-3-2016) che si sofferma a puntualizzare convenzionalmente le “definizioni” del PAT prima di procedere alla normazione di dettaglio.
La prima definizione di rilievo, ai fini del presente scritto di carattere meramente ricognitivo, è quella di “Sistema Informativo della Giustizia Amministrativa“, denominato SIGA.
Il SIGA è costituito dall’insieme “…delle risorse hardware e software, mediante le quali la giustizia amministrativa tratta in via automatizzata attività, dati, servizi, comunicazioni e procedure relative allo svolgimento dell’attività processuale” (artt.1, 3 e 4 del DPCM n.40/2016 e art. 2 dell’Allegato A al predetto Regolamento).
Il SIGA, quindi, è una struttura composita costituita da elementi hardware e software per mezzo dei quali le autorità preposte gestiscono ed erogano il servizio che sinteticamente si può definire nel suo complesso come “Giustizia Amministrativa Telematica”.
Una seconda definizione, utile a tracciare il quadro complessivo del servizio, è quella di “portale dei servizi telematici”. Con questa locuzione il legislatore intende denominare la struttura “tecnologica-organizzativa che fornisce l’accesso ai servizi telematici resi disponibili dal SIGA” (artt.1, DPCM n.40/2016 e art. 2 dell’Allegato A al predetto Regolamento). Il responsabile del SIGA viene identificato nella persona del Segretariato generale della giustizia amministrativa – Servizio Centrale per l’informatica e le tecnologie di comunicazione.
Altro ingranaggio cardine del PAT è quello che viene definito “portale dei servizi telematici”. È la porta di accesso ai servizi del SIGA costituito, nella sua essenza, di aspetti tecnologici ed organizzativi. Tutti gli elementi del portale sono disciplinati, dettagliatamente, nell’ambito delle regole tecnico-operative del citato DPCM n.40/2016 e dell’Allegato A allo stesso.
Un altro elemento essenziale dell’infrastruttura SIGA è il gestore dei servizi telematici, inteso come il “sistema informatico che consente l’interoperabilità tra i sistemi informatici utilizzati dai soggetti abilitati, il portale dei servizi telematici e il gestore di posta elettronica certificata della giustizia amministrativa”. L’interoperabilità dei sistemi informatici coinvolti nel PAT, intesa come la capacità del sistema di cooperare e di scambiare informazioni con altri sistemi in modo sicuro e privo di errori, è garantita proprio dal gestore dei servizi telematici. L’interoperabilità è un elemento di vitale importanza in quanto l’obiettivo primario del gestore dei servizi telematici è, in estrema sintesi, quello di rendere effettivi: a) l’interazione fra sistemi differenti; b) lo scambio e il riutilizzo dei dati fra sistemi informativi eterogenei per software e hardware.
Da un punto di vista soggettivo, il legislatore definisce soggetti abilitati al PAT esclusivamente “i soggetti pubblici e privati, interni ed esterni, abilitati all’utilizzo dei servizi telematici della giustizia amministrativa e ad interagire con il S.I.G.A. con modalità telematiche; in particolare si intende: per soggetti abilitati interni, i magistrati e il personale degli uffici giudiziari; per soggetti abilitati esterni, gli esperti e gli ausiliari del giudice, i difensori e le parti pubbliche e private”.
I soggetti abilitati e lo stesso sistema informatico utilizzano la posta elettronica certificata (PEC), intesa come quel particolare “sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti informatici, di cui all’articolo 1, comma 1, lettera g), del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68” (art. 1 DPCM n.40/2016),
quale strumento principe di comunicazione. In particolare, quello che rileva è l’elaborazione della documentazione elettronica probatoria attestante l’invio del messaggio e del suo contenuto e l’effettiva consegna dello stesso. Accanto alla PEC un altro strumento di trasferimento dei file, ammesso a determinate condizioni e per determinati processi, è quello dell’ upload, ossia del “sistema di riversamento informatico diretto su server” della giustizia amministrativa.
L’intero sistema PAT ruota attorno all’elaborazione, inoltro, ricezione, archiviazione e consultazione di quello che viene definito documento informatico inteso dal legislatore come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, di cui all’articolo 1, comma 1, lettera p), del CAD”.
La tipologia di documento informatico che il legislatore avverte l’esigenza di definire compiutamente è quella di:
- copia informatica di documento analogico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto, di cui all’articolo 1, comma 1, lettera i-bis), del CAD;
- copia per immagine su supporto informatico del documento analogico: documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, di cui all’articolo 1, comma 1, lettera i-ter), del CAD;
- copia informatica di documento informatico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari, di cui all’articolo 1, comma 1, lettera i-quater), del CAD;
- duplicato informatico: il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario di cui all’articolo 1, comma 1, lettera i-quinquies), del CAD
Accanto alla PEC, altro strumento, per antonomasia, del PAT è la firma digitale intesa normativamente quale “firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”.
Nella gestione documentale un altro elemento definito, con estrema attenzione dal legislatore, è il fascicolo informatico, “versione informatica del fascicolo processuale, di cui all’articolo 5 dell’Allegato 2 «Norme di attuazione», del CPA”.